Event Managment

Eventmanagement

Eventmanagement koordiniert alle Bestandteile einer Veranstaltung, von der Planung über die Durchführung bis zum Abschluss und der anschließenden Nachbereitung.

Merkmale eines Events:

  • inszeniertes, einmaliges Ereignis
  • interaktionsorientiert
  • emotionales Erlebnis
  • multisensitive Animation
  • exklusiver Charakter

 

Public und Business Events

Bei Veranstaltungen werden zwei Bereiche unterschieden: Public Events und Business Events.

Ein Public Event dient hauptsächlich der Unterhaltung eines offenen Publikumskreises.

Ein Business Event wird dagegen als Plattform zur Unternehmenskommunikation genutzt, bei der Eventmanager die Aufgabe haben, die zu vermittelnden Botschaften, Marken, Produkte und Informationen von Unternehmen zu erlebbaren Ereignissen zu machen.

 

Unterschiede zwischen Public Events und Business Events

Public Events

Business Events

Typische
Formen

Konzerte, Theateraufführungen,  Disco, Partys, Sportveranstaltungen, Vernissagen, Kurse, Schulungen, Workshops, Erlebnisgastronomie Messen, Produktpräsentationen, Incentives, Kick-Off-Events, Roadshows, Pressekonferenzen, Kongresse, Tagungen, Consumer-Events, Tag der offenen Tür, Hauptversammlungen, Mitarbeiterveranstaltungen, Symposien

Besucher

meist offener Besucherkreis häufig geschlossene Veranstaltungen von oder für wirtschaftliche Zielgruppen

Ziel

primär emotionalisierende Unterhaltung des Pubikums Nutzung der Faktoren „Unterhaltung” und Emotionalisierung für Absatzsteigerung (direkt und indirekt) eines Produkts oder einer Dienstleistung, Verbreitung einer Marke, sowie Bekanntmachung und Imagepflege eines Unternehmens

 

Im Eventmanagement beschreibt das 5 Phasen Modell den Ablauf einer Eventorganisation und zieht sich als roter Faden durch alle Live Events.

Die Eventphasen lauten

  1. Konzeption
  2. Planung
  3. Organisation
  4. Durchführung
  5. Nachbereitung

 

Phase 1: Konzeption

Die Konzeptionsphase besteht aus einer Vielzahl an Aufgaben. Dazu gehören:

  • Pitch (dient bei Werbe-, und Eventagenturen zur Präsentation des Konzepts)
  • Briefing / Fragenkatalog
  • Rebriefing
  • Schulterblick (OTS = Over the shoulder)
  • Budgetierung / (Grob-) Kalkulation
  • Break-Even-Berechnung
  • Marktforschung (Konkurrenz, Zielgruppe, Umfeld, Beschaffung, Potential)

Die Konzeption beinhaltet zudem die Erstellung eines Konzeptplans, der sich aus folgenden Inhalten zusammensetzt:

  • Überschrift mit Thema
  • Art des Events
  • Inhalt des Events mit Ziel, Zweck, Botschaft
  • grobe Beschreibung, dessen, was bei dem Event passieren soll
  • Programmangaben und Ablaufabfolgen
  • erwünschte Zielgruppe
  • Ort, an dem Event stattfinden soll
  • Zeit: genauer Termin mit Anfang und Ende
  • Umfang der Veranstaltung mit Besucherzahl
  • Budgetplanung

 

Phase 2: Planung

Mit der Zustimmung zu einer Eventkonzeption durch einen Auftraggeber ist der Startschuss für die Feinplanung und Vorbereitung des Events gefallen. In der Planungsphase werden grundlegende Dinge, wie Aufgaben, Personal, Zeit und Kosten festgehalten und diverse Fragen beantwortet. Die Inhalte sind:

  • Projektteam zusammenstellen
  • Kreativtechniken zur Ideenfindung (u.a. Brainstorming, Mindmapping, Osborne Methode)
  • Strategie / Leitidee
  • Motto / Dachthema
  • Festlegung der einzelnen Vorgänge und Eruierung der Umsetzungsmöglichkeiten
  • Aufgabenverteilung im Team und  Einteilung in Zuständigkeiten
  • Analyse der Ausgangssituation (u.a. SWOT- Analyse)
  • Festlegung der Ziele und deren bestmögliche Erreichbarkeit
  • Planung der Einzelmaßnahmen
  • Budgetierung und Feinkalkulation in der Finanzplanung

 

Phase 3: Organisation

Die Organisation beschreibt die Umsetzungsmaßnahmen der Strategien und Pläne aus der Planungsphase.

  • Recherche, Akquise, Angebotseinholung, Buchung und Bestätigung von
    – Veranstaltungsort (Location, Venue)
    – Akteuren
    – Technik
    – Catering
    – Dienstleistern und Gewerken
    – Personal und Verantwortlichkeiten
  • Logistik
  • Rahmenbedingungen
  • Festlegung der Kommunikationsmaßnahmen
    – Pressemitteilungen
    – Einladungsmanagement
    – Werbung, PR- Maßnahmen
  • Ablauf – / und Regiepläne erstellen
  • Materialbeschaffung
  • Genehmigungen einholen / Anmeldungen
  • Programmgestaltung

 

Phase 4: Durchführung

Die Durchführungsphase beginnt, wenn alle Vorbereitungen abgeschlossen sind. Dazu gehören auch schon jegliche Anlieferungs-, und Aufbauarbeiten. Im Detail sind das:

  • Anlieferung der Technik, der Dekorationsobjekte, des Caterings und der Bestuhlung
  • Aufbau der Location
  • Generalprobe
  • Teilnehmerregistrierung
  • Leitung und Führung der Gäste
  • Teamführung
  • Regie des Events
  • Durchführung der Veranstaltung
  • Abbau und Reinigung der Location
  • Abnahme der Location durch den Betreiber

 

Phase 5: Nachbereitung

Die Nachbereitung umfasst jegliche Evaluierungsmaßnahmen, um den Erfolg der Veranstaltung zu messen und dem Auftraggeber zu kommunizieren. Dazu gehören:

  • Ergebniskontrolle
  • Dokumentation
  • Formalitäten
  • Endabrechnung
  • Evaluation
  • Abschlussmeeting / Abschlussgespräch mit dem Auftraggeber
  • Debriefing
  • Feedback einholen evtl. durch Zufriedenheitsbefragung der Eventteilnehmer
  • Presse-Clipping
  • Dankesschreiben
  • Erfolgsanalyse und Steuerungsmaßnahmen des abschließenden Controllings

Quelle : akademieeins.com